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A gestão de contratos acompanha todo o ciclo desse tipo de documento para identificar problemas, e reduzir riscos e gastos. Essa é uma estratégia fundamental para o crescimento sustentável de escritórios de advocacia.

Os contratos são documentos importantíssimos na rotina de uma empresa ou escritório jurídico. Eles conferem segurança jurídica às relações com outras empresas, parceiros, fornecedores e clientes.

Para reduzir os riscos, visualizar as tarefas com clareza, padronizar as ações e ter um controle das relações profissionais de um negócio de forma eficiente, escritórios e departamentos jurídicos precisam realizar uma gestão de contratos estratégica e eficaz.

Neste conteúdo, você poderá entender um pouco mais sobre o que é a gestão de contratos, sua importância e como realizar uma gestão de contratos eficiente visando o crescimento do seu escritório. Confira!

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos está relacionada ao monitoramento das fases do ciclo de vida desse tipo de documento. Além disso, trata de aspectos como:

• Padronização de termos;
• Organização de documentos para comprovar o cumprimento dos atos;
• Visualização panorâmica dos documentos da empresa;
• Mitigação de riscos.

O principal objetivo dos contratos é conferir segurança jurídica às partes envolvidas em uma transação. Por isso, é fundamental que ele seja bem redigido, com cláusulas e regras claras e condições evidentes.

Assim, a gestão de contratos tem um papel fundamental para tornar esse tipo de documento estratégico para o crescimento de seu negócio. Isso porque contribui para a redução de falhas, riscos judiciais e problemas futuros.

Quais as fases do ciclo de vida de um contrato?

O ciclo de vida de um contrato pode ser resumido em seis etapas. São elas:

• Esboço – A estrutura preliminar do documento, na qual ficam dispostas as informações mais básicas;
• Negociação – Nesse período, as partes definem suas obrigações para formalizar um documento oficial;
• Elaboração e assinatura – Envolve a definição da minuta do contrato e sua assinatura;
• Armazenamento – A forma como o contrato é mantido em segurança e de forma acessível para todos os envolvidos em meio eletrônico:
• Ajustes e administração – O intuito é adequar o documento à legislação e às regras da empresa, a fim de que mantenha a conformidade;
• Renegociação – Gestão do prazo de fim da vigência do contrato e de renovação.

Por que a gestão de contratos é importante?

Mais do que uma atividade burocrática de monitoramento de prazos e execução de tarefas, a gestão de contratos é uma atividade estratégica para escritórios de advocacia. Por meio dela, é possível organizar o relacionamento profissional e oferecer segurança jurídica para todas as partes envolvidas.

Para uma boa gestão de contratos, é necessário:

• Monitorar as etapas do ciclo de vida dos contratos;
• Organizar os anexos;
• Redigir documentos com minutas coerentes e padronizadas;
• Garantir que as cláusulas garantam o cumprimento das obrigações;
• Deixar claras as formas de cobrança de valores;
• Determinar penalidades coerentes para o caso de descumprimento do acordo.

Isso tudo contribui para a mitigação de riscos em seu escritório, o que resulta em cobranças estratégicas e redução de perda de dinheiro ou litígios desnecessários. Ainda é uma maneira de reduzir danos devido a possíveis cláusulas ambíguas ou abertas à interpretação.

Além disso, com um panorama completo dos contratos de uma empresa, os gestores podem enxergar muito mais do que prazos e obrigações. É uma maneira de poupar gastos, reduzir custos, padronizar negociações e fortalecer a cultura organizacional em seu escritório.

Os principais objetivos dessa gestão são:

• Acelerar requisições;
• Simplificar procedimentos do escritório;
• Manter um histórico das informações constantes no contrato;
• Armazenamento de dados;
• Controle de prazos;
• Facilitar a comunicação entre os envolvidos;
• Revisão do documento, mitigando chances de erros;
• Garantir o cumprimento das cláusulas e obrigações;
• Melhorar a produtividade da equipe, por meio de um controle centralizado das informações relacionadas aos documentos.

Como fazer uma boa gestão de contratos? 

1. Por meio de um bom planejamento

Um bom planejamento é a chave para começar a implantar qualquer novo método ou ferramenta em seu escritório. Além disso, esse é um passo importante para redigir contratos de maneira eficiente.

Nessa etapa, são determinados:

• Cláusulas;
• Condições;
• Sanções;
• Obrigações;
• Prazos;
• Riscos.

Por isso, é necessário ter o máximo de clareza possível a respeito dos objetivos do contrato para evitar erros.

2. Por meio de uma boa redação e revisão do contrato

É necessário ter muita atenção à redação do contrato e realizar uma revisão cuidadosa e detalhada do documento. Com isso, é possível evitar ambiguidades e termos vagos que podem comprometer o conteúdo do documento ao possibilitar diversas interpretações.

3. Por meio de uma negociação bem conduzida 

Uma negociação bem feita é a chave para que o contrato atenda às expectativas de todos os envolvidos na transação. Para isso, a comunicação deve ser clara e transparente. Isso contribuirá para que o documento possa ser analisado com facilidade e passar pelas correções com rapidez.

4. Por meio da implantação e revisão de aditivos 

As demandas que podem aparecer após a celebração do contrato podem exigir que ele precise de revisões. Os aditivos contratuais, anexos do documento original que contêm as novas atividades, são uma ótima solução para esse tipo de situação. 

5. Por meio do uso da tecnologia

Por último, hoje existem diversas ferramentas digitais que facilitam e aumentam a eficiência na implantação da gestão de contratos. Por meio de softwares disponíveis online, é possível automatizar e agilizar todo o processo de gerenciamento desse tipo de documento.

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Por que realizar a gestão de contratos?

A gestão de contratos é fundamental para que os escritórios possam crescer com planejamento, sem perder o controle de seus documentos. Os ganhos com esse tipo de ação envolvem:

• Mais controle e organização de todo o ciclo de vida dos contratos;
• Centralização de informações;
• Rápido acesso aos dados dos documentos;
• Redução de custos;
• Agilidade ao processo que envolve a realização de um contrato;
• Melhora a segurança e a privacidade das informações;
• Aumentar o compliance do seu escritório.

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Além desses, uma boa gestão de contratos pode trazer uma série de benefícios para o seu escritório, como por exemplo:

• Facilidade para acompanhar a tramitação do contrato em suas diversas fases;
• Redução do ciclo de contratação;
• Redução de riscos de perda de prazos;
• Possibilidade de sempre averiguar se o fornecedor está cumprindo com todas as obrigações antes de efetuar o pagamento;
• Redução de riscos trabalhistas e previdenciários relacionados aos contratos de terceirização;
• Facilidade de acesso ao documento;
• Eliminação do risco de extravios;
• Padronização do processo de contratação;
• Melhores condições para a renegociação, reajuste ou rescisão de contratos.

Conclusão

A gestão de contratos é uma importante ferramenta para a gestão de um escritório de advocacia que tem como objetivo o crescimento rápido e sustentável. Com esse controle, o gestor evita que informações importantes, prazos e acordos fiquem pelo caminho.

Além disso, essa é uma ferramenta que ajudará a manter seu escritório em conformidade com as regras e legislações desde o início. Além disso, trará todas as informações necessárias para uma tomada de decisões estratégica.
Continue acompanhando nosso blog para conhecer outras ferramentas de gestão para o crescimento do seu negócio.